Bereits im Testbetrieb hat sich das Landratsamt Bamberg von den Vorteilen der Lösung überzeugt, etwa beim Versand von Anschreiben zur SEPA-Umstellung an die rund 143.000 Einwohner aus 36 Gemeinden. "Wir haben erstmalig beim Massenversand von Dokumenten kein zusätzliches Personal einsetzen müssen", so Johann Kalb, Landrat des Landkreises Bamberg. "Die Vereinfachung und die Einsparungen liegen auf der Hand. Die E-Postbusiness Box vereinfacht die Verwaltung und ist ein schneller Einstieg in die Digitalisierung von Verwaltungsarbeiten. Wir schaffen damit auch moderne Arbeitsplätze."
Die E-Postbusiness Box bündelt den Versand von E-Postbriefen in einem zentralen Gerät und wickelt alle Schritte im Versandprozess elektronisch ab. Mit ihr sparen Mitarbeiter Zeit und Kosten, da sie in ihrer gewohnten Softwareumgebung die Druckoption "E-Postbrief" wählen und die E-Postbusiness Box automatisiert den digitalen oder physischen Versand übernimmt. Verfügt der Empfänger über eine E-Postbrief-Adresse, wird der Brief elektronisch zugestellt. Ansonsten druckt ihn die Deutsche Post aus, kuvertiert ihn und liefert ihn wie gewohnt durch den Zusteller aus.
Die Installation, Benutzung und Verwaltung der E-Postbusiness Box erfolgt intuitiv und ohne aufwendige Einweisung oder Prozessumstellung. Behörden profitieren nicht nur von höherer Effizienz und einfacheren Arbeitsabläufen, sondern auch von geringeren Material-, Prozess- und Portokosten. Über einen ROI-Rechner*, den die E-Post interessierten Unternehmen und Behörden auf ihrer Webseite zur Verfügung stellt, können die Kunden vorab das Einsparpotenzial ermessen, das mit der Einführung der E-Postbusiness Box möglich ist.
Neben der Möglichkeit, E-Postbriefe vom Arbeitsplatz aus zu versenden, sind die Mitarbeiter des Amtes mit der Einführung der E-Postbusiness Box künftig auch über eine individuelle E-Post Adresse für Bürger und Firmen erreichbar.
